Gerir uma empresa e seus processos exige conhecimento técnico para que se possa adotar as melhores ferramentas de produtividade que permitirão acompanhar os fluxos e garantir que sejam cumpridos.
São muitas as ferramentas existentes, cada uma voltada para uma finalidade, porém, há as que são bastante versáteis e podem ser usadas em diferentes situações. Veja algumas que podem ser bem utilizadas, garantir bons resultados e impulsionar os lucros.
Ferramentas de produtividade
1. Kanban
Imagem: https://kanbanize.com/pt
A técnica do Kanban surgiu na década de 60, na empresa Toyota com o objetivo de resolver um problema no estoque para que não faltasse e nem sobrasse recursos na cadeia produtiva.
Esse método era bastante simples e por meio de cartões coloridos permitia identificar em que etapa estava cada tarefa e se os prazos estavam sendo cumpridos.
Essa é uma das ferramentas de produtividade usadas até hoje e que pouco sofreu modificações, a não ser o fato de muitas vezes ser usada no formato digital, como é o caso da oferecida pela Kanbanize.
Em um mural é feita uma divisão com as denominações ‘to do’ (o que deve ser feito), ‘doing’ (tarefas em execução) e ‘done’ (tarefas concluídas). E são colocados cartões indicando o que está sendo feito, permitindo um acompanhamento visual rápido e simples através de um quadro Kanban.
Conforme as etapas vão sendo cumpridas, os cartões são movidos para as respectivas colunas até que o processo seja finalizado. Dessa forma é possível limitar a quantidade de trabalho, equilibrar os processos e gerenciar os fluxos.
2. Análise SWOT
Imagem: Wikipedia/Julio Reis
A Análise SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) é uma ferramenta que ajuda a identificar as forças e fraquezas de uma empresa, investindo no que está bom e aprimorando o que não está adequado.
Ela analisa o ambiente interno considerando os pontos fortes e fracos da empresa e o ambiente externo com as ameaças e oportunidades.
Dessa forma é possível saber exatamente o que deve sofrer alteração ou intervenção e onde investir.
3. Google Drive
Imagem: Wikipedia/Ang182
O Google Drive é uma ferramenta usada para diferentes finalidades, mas, em uma empresa pode ser uma das excelentes ferramentas de produtividade existentes.
Com recursos variados, permite que arquivos e informações sejam facilmente compartilhados entre os colaboradores, deixando um histórico de registros e armazenando as informações em nuvem, o que permite o acesso de diferentes pontos.
Com ele é possível atualizar dados facilmente e em tempo real para que todos os usuários façam o acompanhamento.
Os processos podem ser analisados com facilidade e os documentos são alimentados por quem estiver autorizado.
4. PDCA
Imagem: Wikipedia/Karn G. Bulsuk
O PDCA é uma ferramenta que também visa acompanhar a produtividade realizando o acompanhamento dos processos e estabelecendo ações a serem realizadas.
O seu nome é decorrente de suas etapas: P (plan), D (Do), C (Check), A (Act). No P é o momento de identificar o problema e estabelecer metas para que ele seja solucionado. No D é o momento de execução, nessa fase se estabelece como a ação será implementada, tempo de duração e responsáveis.
Na fase do C é quando se avaliam os resultados que foram obtidos, se houve sucesso ou se foram detectadas falhas. Na última etapa, a do A, os processos devem ser aprimorados antes de serem implementados e, se necessário, adotados novos.
Com o PDCA é possível fazer o acompanhamento completo dos processos e garantir a melhoria contínua a cada ciclo.
Como as ferramentas de produtividade ajudam nos lucros
As ferramentas de produtividade podem influenciar em diferentes processos da empresa, fazendo com que o fluxo seja contínuo e melhorado. Como resultado consegue-se otimizar as tarefas, planejar melhor e evitar o desperdício.
As consequências de processos melhores desenhados é o aumento dos lucros, uma vez que se evita o desperdício e não há necessidade de parar a produção para aguardar a chegada de insumos.
As empresas que estão em crescimento ou bem estabilizadas acabam por utilizar mais de uma das ferramentas de produtividade e muitas delas nas versões digitais para garantir que continuem nesse patamar.
É importante que você avalie os objetivos de sua empresa e trabalhe com o máximo de ferramentas em conjunto, respeitando o objetivo e vantagem que cada uma oferece para aumentar os lucros da sua empresa.
