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Flex lança plataforma Yaky que digitaliza documentos e implementa política ‘zero paper’ nas empresas


São Paulo 15/08/2019 16h19

Ferramenta permite compilar informações estratégicas para políticas de gestão e ganho de produtividade

A revolução tecnológica facilita as rotinas administrativas e contribui para que a gestão priorize atividades mais estratégicas para o crescimento da corporação, desafogando profissionais de trabalhos burocráticos. Com a área de Recursos Humanos não é diferente. O setor vem passando por grandes transformações tecnológicas, mas ainda tem muito a desenvolver nessa área. Pesquisa recente da consultoria Gartner constatou que 92% dos CEOs admitem a necessidade de digitalização no setor de RH.

Para auxiliar no processo de modernização dos RHs das companhias, e torná-los cada vez mais estratégicos, a Flex Relacionamentos Inteligentes, empresa que oferece soluções multicanais de relacionamento com os stakeholders, desenvolveu uma plataforma de digitalização de documentos que usa inteligência artificial para reconhecimento e validação de conteúdo.

Batizada de Yaky, a plataforma permite o envio de documentos, como folha de ponto, contratos, comprovantes para reembolso e atestados médicos, pelo Whatsapp, com uma simples foto. A veracidade da documentação é assegurada por meio de assinatura digital e a armazenagem em nuvem permite que os colaboradores acessem os arquivos para consulta. Todos os colaboradores recebem um token, que permite resolver todas as burocracias digitalmente, sem emissão de papéis.

Na Flex, o projeto foi implementado para aprimorar os processos da empresa e sua performance. Com o uso do Yaky nas unidades de Santa Catarina e São Paulo, que somam cerca de 12 mil funcionários, a empresa passará a economizar mais de meio milhão de reais por ano somente com armazenagem e impressão de documentos e, em breve, pretende se tornar uma empresa "zero paper".

“Gastos com impressão e armazenagem aumentam exponencialmente nas empresas, pois os documentos dos funcionários precisam ser arquivados por pelo menos cinco anos, conforme a legislação. E a cada mês o volume de papel que precisa ser guardado só aumenta”, afirma a diretora de RH da Flex, Angela Casali.

Gestão estratégica

Os benefícios, contudo, transcendem a redução direta de custos. De acordo com Marcelo de Oliveira, diretor responsável por Relações Trabalhistas da Flex, a plataforma trouxe diversos ganhos indiretamente, como o armazenamento de dados estratégicos para o desenvolvimento de políticas de gestão que visam a melhoria da qualidade de vida dos colaboradores.

Apesar da empresa já contar com uma taxa de absenteísmo bem abaixo do mercado, o uso do Yaky é visto como uma oportunidade de aprimoramento, pois os dados armazenados no sistema permitem aos gestores gerar relatórios e acompanhar problemas que podem estar acontecendo em suas áreas. “Outro ponto importante é a percepção do ganho de qualidade no ambiente de trabalho. Nossa meta é melhorar a qualidade de vida e bem-estar dos profissionais, fazendo a diferença na vida das pessoas. O Yaky é uma oportunidade de melhoria constante”, destaca.

O Yaky também otimiza o tempo do colaborador, que não enfrenta mais filas no balcão de atendimento do RH para entrega de documentos. “Houve uma redução de 50% do tempo e as filas acabaram”, conta a diretora de RH.

Essa otimização do tempo permite ao departamento de RH atuar de forma mais estratégica. “Com essa facilidade, o RH alimenta mais rapidamente seu banco de dados e consegue mapear a situação de cada um de seus funcionários, como analisar tempo e motivo de afastamento médico, por exemplo, elaborando políticas que minimizem esse tipo de problema”, explica Angela.

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