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Como controlar o uso do celular corporativo


São Paulo 24/08/2018 13h57

Celulares corporativos são ótimas ferramentas para a empresa, desde que seu uso seja muito bem controlado

O desenvolvimento da tecnologia sempre traz soluções que podem deixar o nosso trabalho ainda mais rápido, prático e eficiente. Os celulares corporativos são ótimos exemplos disso, já que garantem muito mais mobilidade e liberdade.

O grande problema está no controle do uso desses aparelhos, que precisa existir para não interferir negativamente na produtividade e também na qualidade do trabalho desempenhado pelos colaboradores.

Esse pode ser um grande desafio enfrentado por cada um de nós, mas algumas medidas simples podem ajudar a manter tudo em ordem e garantir que a empresa obtenha todos os benefícios que o uso dos celulares corporativos pode oferecer.

1 - Defina a política de uso

Não importa se os celulares corporativos começarão a ser utilizados agora ou se seu uso já é uma rotina na empresa, é muito importante fazer uma reunião para explicar tudo para os colaboradores e definir uma política de uso.

Nós devemos mostrar que os celulares devem ser utilizados para entrar em contato com clientes, parceiros e demais colaboradores, de modo que o serviço flua melhor e que a produtividade seja ainda maior.

Além disso, também é importante mostrar que essa é uma ferramenta de trabalho e não pessoal. Por mais que os aparelhos fiquem com os colaboradores, eles são de propriedade da empresa.

Ao explicar tudo isso com riqueza de detalhes, compreensão e paciência, as chances de que seu uso seja respeitado são muito maiores.

2 - Defina as exceções

É claro que vez ou outra, os colaboradores podem precisar usar o celular corporativo para fins pessoais, como em casos de emergência ou quando não houver outra linha telefônica por perto.

Logo, uma boa dica é, na mesma reunião, deixar claro que os aparelhos podem ser utilizados emergencialmente, para que isso não soe como algo autoritário ou rígido demais.

Isso também ajuda a passar uma imagem mais humana e de proximidade aos colaboradores, que não seguirão as regras estabelecidas por medo, mas sim com respeito e consciência de que elas são realmente importantes.

3 - Forneça os aparelhos apenas a quem realmente precisa

Muitas vezes, o uso excessivo dos celulares corporativos - e os consequentes gastos no final do mês - pode ser um reflexo de que os aparelhos não foram entregues aos colaboradores que realmente precisam.

Um profissional da equipe comercial, que sempre está em contato com clientes e parceiros, precisa dessa ferramenta no seu cotidiano para que a comunicação seja rápida e eficiente.

Por outro lado, um colaborador da equipe de marketing ou de TI, que trabalhe dentro da própria empresa e não remotamente, não precisa ter um celular corporativo, já que tem as linhas fixas à sua disposição.

Para evitar esse tipo de problema, reúna toda a equipe de gestores e defina especificamente quem precisa de um celular corporativo por equipe e por função. Assim, eles serão destinados apenas a quem realmente precisa e o uso tende a não ser excessivo.

4 - Escolha uma boa operadora e um bom plano de telefonia

Essa não é uma dica exclusivamente voltada ao controle de uso dos aparelhos, mas ela merece um lugar na lista por poder representar uma diferença significativa no orçamento da empresa.

Existem várias operadoras de telefonia móvel no mercado, cada uma com os seus planos, preços e condições. Tudo isso deve ser considerado na hora de fazer a contratação, para que não haja arrependimentos no futuro.

Alguns gestores podem desistir de trocar de operadora porque já são clientes de uma determinada empresa há muito tempo, mas essa não é a melhor das decisões, já que não existe qualquer tipo de obrigação a esse respeito.

Pode ser que outra operadora ofereça um plano com a mesma qualidade e condições equivalentes - ou até melhores - por pouca diferença de preço. Nesse caso, é sempre melhor escolher a opção mais barata.

Um exemplo rápido: se são 20 linhas de telefonia e o plano for R$ 10 mais barato, serão R$ 200 de economia por mês e R$ 2.400 por ano, valor que pode ser destinado para a compra de novos equipamentos ou guardado para uma emergência.

5 - Utilize um sistema de tarifação telefônica

Mesmo que todas as dicas anteriores sejam seguidas, pode ser que o controle do uso dos celulares corporativos ainda não tenha atingido o patamar desejado ou que a equipe de gestão queira ter plena certeza de que tudo está correndo bem.

Nesse caso, o ideal é investir em um sistema de tarifação telefônica. A partir do momento em que ele for instalado e configurado, será possível acompanhar todas as movimentações de cada linha de telefônica, seja ela móvel, fixa ou de PABX.

Isso quer dizer que os gestores terão total acesso ao que cada colaborador faz com a sua linha telefônica, como a quantidade de ligações, sua duração, o número de destino e o horário das ligações, entre várias outras métricas.

Inclusive, todas as informações obtidas podem ser cruzadas, de modo que a empresa tenha uma verdadeira base de dados, que pode ser usada para a obtenção de insights e até mesmo para contestar faturas junto à operadora.

É importante ressaltar que o seu uso não se configura como um abuso de privacidade, já que se trata de um celular corporativo. O sistema pode até ser usado para tomar providências caso os colaboradores não respeitem a política de uso da linha telefônica.

Use os celulares corporativos a favor da empresa!

Com todas essas medidas, o controle de uso dos celulares corporativos será muito mais prático e eficiente, sem que tenhamos que quebrar a cabeça diariamente para saber como resolver os problemas que surgem.

Portanto, não perca mais tempo e comece a seguir essas dicas hoje mesmo. Assim, você evita sustos na hora de fazer a auditoria de contas de telefonia e garante que tudo corra da melhor maneira possível!

Fonte: Sumus


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