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Agendamento de veículos: tipos diferentes para cada necessidade


Belo Horizonte, Minas Gerais 15/01/2019 16h47

A agenda tem como objetivo organizar o dia a dia, seja de uma pessoa, escritório, empresa, organizando tarefas ao longo do dia. O agendamento de carga e/ou descarga tem o mesmo princípio: organizar a movimentação de veículos. Existem diferentes tipos de agendas com características distintas e que podem ser aplicadas simultaneamente dependendo da necessidade de cada pátio. Quais tipos de agenda podem auxiliar mais a sua empresa?

A agenda tem como objetivo organizar o dia a dia, seja de uma pessoa, escritório, empresa, organizando tarefas ao longo do dia. O agendamento de carga e/ou descarga tem o mesmo princípio: organizar a movimentação de veículos. Existem diferentes tipos de agendas com características distintas e que podem ser aplicadas simultaneamente dependendo da necessidade de cada pátio.

O que o produto de Agenda Digital oferece?

Controle da chegada de veículos;
Controle do tempo de entrega e previsibilidade de entrega;
Controle de qualidade de fornecedores, quanto à eficiência no cumprimento de prazos e acordos de chegada;
Gestão de docas antes mesmo do veículo estar na portaria da planta;
Processo em nuvem e de fácil operação;
Corte de custo com diárias e atrasos (estadia);
Gestão da capacidade do pátio, evitando tempo ocioso e/ou sobrecarga.
Possibilidade de reagendamento caso existam fatores externos prejudiciais ao prazo;
Chamadas automáticas de caminhões para carga/descarga baseadas em tempo, prioridade e capacidades (gestão de filas);
Redução da quantidade de e-mails trocados com as transportadoras
Possibilidade de agendamento on line (Portal de agendamento) para transportadoras e/ou clientes
Checklist de entrada de veículo
Controle de portaria (cadastro de motorista / veículo)
Quais seus benefícios?

Basicamente, o agendamento organiza a chegada de veículos na planta, reduz drasticamente o trabalho manual do operador de portaria e otimiza o processo operacional. O principal ganho dessa organização é o maior controle evitando horários ora de pico, ora de ociosidade.

Um dos principais ganhos está na redução drástica da grande quantidade de e-mails e ligações realizadas para se fazer um agendamento ou um reagendamento.

A agilidade e ampla visibilidade também tornam a consulta de informações muito mais rápida e fácil.

De acordo com Bernardo de Oliveira Braune, atuando na cadeia de suprimentos de um dos maiores operadores logísticos do mundo, o benefício mais notável de um sistema de agendamento de veículos é: " (…) a maior organização das informações de transporte, assim como a redução de ruídos e a grande melhora no fluxo e troca de informações".

TIPOS DE AGENDA

É comum em um mesmo pátio haver a necessidade de dois ou três tipos de agenda conjugadas. A escolha depende da operação, do veículo e dos recursos necessários para a realização dos processos de carga e descarga

1- Agenda por capacidade de atendimento

Trata-se de um controle de capacidade de atendimento x tempo, podendo ser manual ou digital, on line ou em formatos de caderneta ou planilhas.

A agenda por capacidade de atendimento se baseia na capacidade de veículos atendidos por hora, por doca e por funcionários disponíveis. Se por exemplo, sua empresa atende um veículo a cada 25 minutos por doca, teremos possibilidade de agendamento de quatro veículos por hora por doca disponível.

Essa, faz o controle da entrada dos veículos do pátio, com informações de hora de chegada e saída, placa do veículo, nome do motorista e CNH do mesmo, por exemplo. Mas se esse processo se dá de forma muito manual, corresse o risco de retrabalhos para o operador de portaria e perda de tempo para o processo logístico.

É uma agenda mais simples mas não menos eficiente!

2- Portal de Agendamento (Agenda Web)
Utiliza da Internet podendo ser acessada remotamente de diferentes localidades.

Isso já é um avanço pois, o motorista pode marcar seu horário de acordo com a disponibilidade da planta e, ao chegar na portaria, o responsável simplesmente checa se os dados informados e o horário estão corretos. Pode-se dizer que é a entrada das ferramentas digitais no controle de capacidade de atendimento x tempo, o início da automatização das informações.

Esse tipo de agenda também pode permitir reagendamentos tendo por base algumas regras pré-determinadas de janelas temporais.

3- Agenda por Disponibilidade de Recursos
A agenda por disponibilidade de recursos é um pouco mais complexa pois realiza alguns processamentos e ocupa os recursos necessários para processos de carga/descarga mais complexos já estabelecendo uma previsão de tempo de uso desses recursos.

Por exemplo, numa situação onde é esperada a chegada de um caminhão tanque com capacidade de 30.000 litros, a agenda realiza o cálculo do tempo estimado de descarregamento, de acordo com a mangueira necessária e a doca que dispõe desta mangueira. Sendo assim, essa doca ficará agendada pelo tempo necessário e impedirá que outro veículo tenha acesso a essa doca. Outro exemplo corriqueiro é o uso da ponte rolante, nesta situação a agenda reservará a ponte rolante durante o intervalo de descarregamento, e impedirá que outro veículo utilize essa doca.

4-Agenda Dinâmica
A agenda dinâmica tem uma proposta diferenciada para cada empresa, pois é implantada de acordo com a necessidade da mesma. Seu principal diferencial é a tratativa de problemas externos ao planejado, fatores esses que não estão no planejamento e que podem vir a acontecer, atrapalhando e atrasando todo o planejamento de movimentação de carga. A realidade é cheia de imprevistos que por vezes, impedem que o planejamento se realize a contento.

Todo o cruzamento de informações presentes no agendamento por disponibilidade de recursos está também, presente aqui. Porém, como se sabe, toda operação logística está sujeita a sofrer com problemas externos, não previstos no momento do planejamento daquela execução, como por exemplo, a mercadoria se encontrar numa rodovia que teve o tráfego paralisado por causa de um possível acidente. Isso causaria atraso na chegada do pátio, causando transtornos e retrabalho no agendamento de outras mercadorias esperadas. A agenda dinâmica é responsável por realocar aquela mercadoria em outro horário possível, e encaixar naquele espaço de tempo, outro veículo que já está na portaria aguardando, tudo de forma automatizada. Junto com essa troca de horários, é feita também a troca de informações que auxiliam o operador no momento da resolução desses possíveis problemas.
Se, por exemplo, o veículo agendado para às 10:00h não chegou na planta mas o das 10:30h está disponível, a agenda dinâmica orquestra a entrada desse veículo em doca dando fluidez aos processos logísticos


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