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Como uma sinalização eficiente pode otimizar a volta aos escritórios depois do isolamento social


São Paulo 28/08/2020 12h49

Por Luiz Carli, diretor geral da OKI Data Brasil

Luiz Carli, diretor geral da OKI Data Brasil

Depois de um longo período de confinamento, empresas de todos os segmentos e tamanhos agora estão diante de um novo desafio: preparar suas estratégias para o regresso gradual dos colaboradores a seus postos de trabalho. Assim como a necessidade de aplicar o Home Office durante o período de isolamento gerou diversas alterações às práticas de trabalho, a volta aos escritórios terá que vir igualmente acompanhada por um período de adaptação.

Em primeiro lugar, a transição do trabalho remoto para o presencial terá de acomodar medidas fundamentais para impedir a propagação da COVID-19 e para proteger o bem-estar dos colaboradores e dos visitantes. É bastante provável, por exemplo, que as companhias tenham de remodelar completamente seus processos de sinalização, assim como incluir sistemas de escalonamento de horários, com a rotatividade de profissionais em trabalho presencial, para limitar o número de pessoas em edifícios de escritórios e permitir o distanciamento social.

Seja como for, o fato é que existem medidas que empregadores e empregados terão de cumprir para se protegerem e preservarem suas famílias e os demais colegas de trabalho. A principal delas é instituir uma comunicação clara e constantemente atualizada das diretrizes de segurança, o que será essencial para garantir a conscientização e o engajamento de todos em relação às suas responsabilidades de manutenção das políticas de segurança, distanciamento e às práticas de higiene necessárias.

É neste cenário que a sinalização física dos espaços, com a utilização de materiais impressos de todos os tipos, deverá ganhar ainda mais relevância como uma ação prática para otimizar a ocupação e a circulação de pessoas nos “novos escritórios”. Isso inclui criar avisos, cartazes adesivos e placas com mensagens claras e assertivas para controlar o fluxo de colaboradores e a rotina nas áreas comuns e entre as mesas, por exemplo. Também será necessário utilizar a sinalização para comunicar a capacidade máxima de pessoas permitida nos elevadores e para solicitar a utilização das escadas sempre que possível.

As áreas comuns, como as salas de reuniões e de conferências, as cozinhas e os banheiros também precisarão de uma nova sinalização para organizar o número de pessoas que as utilizam de forma simultânea, bem como para a demonstração do aumento dos turnos de limpeza.

Em outras palavras, o mais importante é que as empresas utilizem todos os recursos para garantir a divulgação de peças que reforcem a conscientização dos colaboradores, lembrando-os de que devem praticar o distanciamento social, lavar as mãos, utilizar um higienizador de mãos sempre que necessário e usar máscara facial. Isto pode ser feito de forma digital, mas principalmente por meio de avisos, murais e destaques estrategicamente colocados no ambiente, indicando onde é seguro sentar-se ou permanecer de pé, entre outros.

Comunicar de uma forma transparente e clara será fundamental para tranquilizar as pessoas nos processos de volta ao local de trabalho. Seja por meio de cartazes e manuais atualizados, com informações sobre novas políticas relacionadas à pandemia, seja a partir de peças de sinalização que expliquem as avaliações de risco realizadas e as medidas implementadas para tornar o escritório seguro, tudo contribuirá para manter a organização longe dos problemas trazidos pelo coronavírus.

Isso exigirá dos líderes muita rapidez e constância. Para comunicar rapidamente as mudanças e reforçar os novos padrões de comportamento com as pessoas, as empresas terão de ser capazes de produzir seus próprios avisos e colocar tudo em prática de forma rápida. Negligenciar a comunicação dentro do ambiente poderá custar muito a qualquer operação.

A boa notícia, porém, é que cada vez mais a indústria de impressão tem tornado esse trabalho mais simples. Hoje, com a adoção de novas tecnologias, os times internos já são capazes de imprimir em diferentes tamanhos e formatos, criando ações que, de fato, estejam em aderência com as necessidades de suas operações. Há uma enorme gama de soluções para produzir informações relevantes de forma rápida e eficaz.

Ao investir em equipamentos mais ágeis e modernos, as empresas ganham, entre outras vantagens, a opção de ajustar rapidamente as comunicações visuais, à medida que as orientações governamentais são atualizadas e que as regras de funcionamento mudam - o que poderá acontecer regularmente, em função da imprevisibilidade da pandemia.

Por exemplo: tudo isto é possível, agora, com uma única impressora a cores A3, que pode imprimir desde banners de até 1,3 metro até cartazes pequenos e adesivos, além dos documentos diários do escritório. Ou seja: estamos falando de soluções compactas, extremamente econômicas e simples de operar, para que as próprias empresas possam ampliar suas opções de impressão sem gerar qualquer tipo de complexidade adicional a esse momento.

A possibilidade de satisfazer todas as necessidades de impressão com um único equipamento também reduz os custos e elimina os tempos de espera que uma empresa enfrenta ao recorrer a fornecedores de impressão externos.

Embora muitos colaboradores estejam ansiosos para voltar a suas atividades, as empresas têm de garantir que tudo seja feito em acordo com as medidas de segurança. A pressa atrapalhará a comunicação e os resultados. Todo esse cenário pode ser facilitado com a capacidade de impressão de comunicações visuais de qualidade profissional in-house e à medida que as necessidades forem surgindo. O mais importante, agora, é ter um plano assertivo e manter os cuidados. A tecnologia para isso já existe e o momento exige que cada um de nós faça sua parte.

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