Gestão de projeto / Imagem de Joshua Mayo no Unsplash
Existem diversas ferramentas que podem ajudar no dia a dia da gestão de projeto. Se você precisa saber quais são as melhores, fique de olho neste texto porque daremos algumas opções.
Atualmente, para fazermos a gestão de projetos não precisamos mais utilizar diversos papéis e, até mesmo, perder o controle sobre a etapa do projeto ou comunicação. As ferramentas disponíveis podem nos ajudar a ter tudo organizado em um único lugar e ainda ser acessado em qualquer lugar, via internet.
Segundo dados do Project Management Institute (PMI), negócios que não dão valor para a realização de gestão de projeto têm problemas com a finalização do mesmo, chegando a 50% de fracassos. Só que os projetos que não são finalizados, podem trazer problemas para o crescimento da empresa. Por esta razão, é essencial pensarmos no planejamento, mesmo que dê um pouco de mais de trabalho.
Porém, antes de sabermos algumas ferramentas que podem nos ajudar neste desafio, é importante entender detalhes. Vamos lá?
Entenda o que dizer fazer o acompanhamento de projetos
Realizarmos o acompanhamento do projeto quer dizer saber o que está acontecendo em cada etapa do projeto. Ainda ajudar a entender quem é a pessoa responsável por cada tarefa. Desta forma, ficará mais fácil fazer avaliação e, se necessário, conseguir corrigir problemas durante a execução do projeto.
Quando ficamos de olho em cada etapa do projeto, conseguimos mensurar prazo de entrega e orçamentos iniciais.
Entre as etapas que precisamos levar em consideração, temos: quem vai fazer, quem está fazendo e, no final, fazer a marcação de “feito”.
Mas é importante pontuar que fazer o acompanhamento do projeto pode levar um tempo, já que, principalmente, as pessoas envolvidas terão que preencher as informações necessárias para que todos os envolvidos tenham a visibilidade correta da etapa que está sendo executada.
Conheça as principais ferramentas para fazer a gestão de projeto
Agora, que você já sabe um pouco a importância de implementar a gestão de projetos no seu dia a dia de trabalho, vamos à lista das principais ferramentas disponíveis:
1. Microsoft Project
Ideal para simplificar projetos, o Microsoft Project dá a oportunidade de realizar um trabalho em equipe sem precisar, efetivamente, estar com o colega de trabalho ao lado, já que as pessoas que terão autorização poderão visualizar todas as etapas em conjunto.
Além disso, esta ferramenta poderá fazer integração com outros produtos da Microsoft como, por exemplo, o Teams, facilitando reuniões, bate-papos, dentre outros detalhes para afinar as etapas do projeto.
O Microsoft Project é de fácil utilização e dá a chance de criar painéis para diferentes finalidades. A ferramenta é paga e as soluções na nuvem podem variar de R$64 a 351,90 por mês. Em todas as opções os usuários podem fazer um teste grátis de um mês.
2. Trello
Mais uma ferramenta para fazer a gestão de projetos é o Trello, que tem a opção grátis e funciona muito bem sem precisar fazer o pagamento mensal. Nela, é possível fazer cards e definir a coluna em que cada projeto está como, por exemplo, planejamento, execução e finalizado.
Todas as pessoas envolvidas nos projetos podem visualizar as etapas, quem está executando e quando chegará a sua vez de começar a realizar a tarefa. Cada quadro pode ter comentários, informações importantes, dentre outros detalhes.
Para trazer ainda mais facilidade, é possível criar sprints separadas por semana ou no formato anual, dando uma visibilidade maior, principalmente, para os gestores, já que não cuidam apenas de um projeto.
Se precisar de recursos mais avançados, o Trello tem a opção paga, que pode variar de US$5 a US$ 17,50 por mês.
3. Monday
A empresa também oferece um plano gratuito por tempo limitado para que você consiga testar se o Monday é o ideal para fazer a gestão de projetos.
Com o intuito de facilitar o dia a dia, a ferramenta facilitará o alinhamento e, consequentemente, trará mais produtividade para a equipe. O fluxo de trabalho pode ser personalizado e todos conseguem visualizar sobre as etapas de cada projeto.
Após a inserção de uma demanda, por exemplo, os responsáveis por cada etapa conseguem se “colocar” como o executor de cada tarefa. Desta forma, principalmente, o “dono” do projeto conseguirá visualizar com que pessoa da equipe está o seu trabalho.
Em caso de necessidade de um relatório, é possível fazer a avaliação do desempenho da equipe, conseguindo visualizar a produtividade de cada um, incluindo, também, a possibilidade de ver tudo que está programado para cada mês.
Para ajudar no acompanhamento, cada equipe pode inserir na tarefa o arquivo referente aquela entrega, ajudando na comunicação e fazendo com que nenhuma informação seja perdida.
Os preços podem variar de R$41 a R$89 por mês. Além disso, é possível a contratação de um plano corporativo, mas precisa entrar em contato com a plataforma para saber mais valores. Tudo vai variar da quantidade de pessoas que utilizarão a ferramenta.
4. Artia
Esta é uma das ferramentas bem completas e podem fazer o controle financeiro, apontamento de horas de trabalho por cada funcionário, relatório com dados de desempenho, dentre outros detalhes que trarão mais facilidade para o dia a dia de uma empresa.
O Artia tem uma versão gratuita para teste, porém, existe uma limitação na quantidade de participantes e armazenamento.
Com todo o suporte em português, o usuário que determinará quando cada fase começa e quando ela acaba.
5. Asana para gestão de projeto
A Asana é uma das melhores ferramentas para quem busca por “ajuda” na gestão de projeto. Afinal de contas, ela ajudará na organização do trabalho, principalmente, para fazer a organização do que cada pessoa será responsável por fazer naquela tarefa. Desta forma, será mais fácil entender a função de cada colaborador.
O projeto pode ser dividido em diferentes etapas e cada um consegue ser o responsável por cada passo e, inclusive, colocar comentários para cada item.
Com a organização das tarefas, é mais fácil a equipe visualizar cada função e dar prioridade para cada parte do projeto. Além disso, através de um cronograma, a administração do tempo de cada tarefa fica mais fácil.
Além das ferramentas citadas acima, ainda existem várias outras ferramentas para tornar a gestão de projetos mais fácil, como o Canva, que é um software de design gráfico gratuito e totalmente on-line.
Pronto! Agora que você conheceu algumas ferramentas de gestão de projeto, antes de tomar uma decisão, é importante, principalmente, escolher uma plataforma que dê um suporte em caso de problemas e dúvidas. Boa sorte!
